Stephen Covey es uno de mis autores favoritos. Su libro Los Siete hábitos de la gente altamente efectiva ha cambiado la vida de muchas personas por sus enseñanzas prácticas para la productividad. En el post “¿Por que tu planear te hará más exitosa?, te prometí ampliarte acerca de la matriz de Stephen Covey para fijar prioridades en tu estrategia personal.
Es posible que te preguntes la razón para usar está herramienta, cuando te he enseñado otras que también son buenas como el método 5 S. De hecho son complementarias.
La respuesta es que para lograr tus objetivos es preciso tener definidas tus prioridades. Es la manera más fácil de estructurar tu estrategia para la hacer la vida de tus sueños. No todo es urgente y no todo es importante.
¿Que dice Stephen Covey?
El autor menciona que para ser productivos debes clasificar en una matriz de cuatro cuadrantes tus actividades de acuerdo con el siguiente esquema:
Cuadrante I: Importante – Urgente
En este cuadrante ubicas las actividades que son importantes para el logro de tu meta y son de acción inmediata, es decir, de importancia ALTA.
Aquí ubicas actividades relacionadas con proyectos de última hora, apaga incendios, situaciones fortuitas que merecen tu atención por los efectos adversos que puede tener si no lo haces, el cuidado de tu salud.
Recuerdo que hace dos años, me practicaron una cirugía para solucionar un problema de sinusitis que tenía. Durante la cirugía me causaron un daño adicional. Le informé al cirujano pasados el tiempo de recuperación en casa, que estaba presentando problemas para comer, para dormir, entre otras porque sentía asfixia. El Dr. me dijo que era algo normal. La situación empeoraba y yo analicé lo que pasaba y opté por cambiar de médico, el cual me encontró un tumor en la garganta que debía ser tratado inmediatamente. Me sucedió de todo, pero fue mi prioridad por encima de cualquier otra cosa, incluso el trabajo.
Ya se que me dirás que es una actitud obvia, pero he conocido personas que anteponen la responsabilidad con su empleo antes que con su salud, perdiendo la vida por no priorizar, lo que tenía que priorizar. De entrada, la salud siempre debe ser para ti urgente e importante.
Una palabra para este cuadrante: estrés.
Cuadrante II: Importante – No urgente
En este cuadrante se ubican las actividades que son importantes pero que no requieren de una acción inmediata. Se pueden planificar para lograr el objetivo y se pueden medir asó como hacer los correctivos.
Este cuadrante es de nivel de importancia MEDIO con horizonte entre MEDIANO y LARGO PLAZO, dependiendo los objetivos y metas planteadas.
Este es el cuadrante donde ubicas tus sueños para construirlos. ¿Qué necesitas para lograrlos? Formarte, hacer networking, ampliar tu zona de confort. Este es el cuadrante favorito de los emprendedores de negocios y de la vida.
Una palabra para este cuadrante: felicidad.
Cuadrante III: No importante – Urgente
Aquí ubicas actividades que son urgentes pero no importantes para ti. Se relacionan con actividades importantes para otras personas. no para tu meta. Ejemplo: llamadas y peticiones imprevistas, reuniones innecesarias, etc.
Nivel de importancia: BAJA y de CORTO PLAZO.
La clave de este cuadrante es tener tus prioridades claras y aprender a decir no o negociar el tiempo para tu beneficio.
Cuadrante IV: No importante – No urgente
Este es el cuadrante del ocio sin sentido. Pasar horas y horas en redes sociales sin un objetivo en particular. Bien dicen por ahí que cuando entras por entrar, las redes sociales te consumen a ti, no al contrario. Estás impactando tu marca personal sin darte cuenta. Hoy día, pesa más tu actividad en el medio online que una hoja de vida de una página. En la primera muestras quién eres, qué opinas, tus aficiones, tu entorno social, entre otras. En la segunda es un papel y este puede con lo que le escriben.
Nadie dice que no puedas divertirte, pero es mejor planear las diversiones.
Una palabra para este cuadrante: Desperdicio.
Nivel de importancia: NULA.
De acuerdo con el autor, las personas deben permanecer por fuera de los cuadrantes III y IV porque urgente o no, no son importantes. Si pasas más tiempo en el cuadrante II, eres más efectiva y te acercas más al logro de tus metas. Es el cuadrante en que por lo general le das cabida a la procrastinación y retrasas lo que realmente tiene impacto en tu vida a mediano y largo plazo.
Si nos atenemos a la filosofía del Kaizen, ese tipo de actividades que no agregan valor, deben eliminarse. Sin embargo, considero que no hay que ser tan drásticas. Algunas actividades se pueden moderar. En esta vida tan acelerada, de vez en cuando es bueno tener un rato de esparcimiento no planeado para liberar el alma de estrés y alimentar la creatividad.
¿Cómo usar la matriz?
Cuando voy a priorizar mis actividades tanto en el trabajo como en la vida personal, primero aplico el metodo 5 S, luego esas actividades las clasificó en la matriz que te mostré antes y creo la bitácora de la que hable en el post anterior.
Mi bitácora tiene tres prioridades alta (cuadrante I), media (cuadrante II) y baja cuadrante III). Aquí no incluyo el cuadrante IV, sin embargo, realizo dichas actividades de manera más consciente. Si no me aportan, las modero o las elimino.
Te lo explico paso a paso:
- Listas de actividades que realizas.
- Aplicas el método 5 S para depurarlas (es un complemento, opcional).
- Ubicas cada actividad en el cuadrante adecuado de acuerdo con lo explicado
- Haces una bitácora con las siguientes columnas: Item, actividad, prioridad (dependiendo el cuadrante donde la ubicaste), fecha de inicio y fecha de terminación, estado y observaciones. Nota: la fecha de inicio y terminación son muy importantes para el paso siguiente
- Monitoreas el avance. Con las fechas definidas, mides el avance y clasificas según los siguientes criterios:
Pendiente: Lapso entre la fecha de inicio y la fecha límite, puede estar en ejecución o pendiente e ejecución..
Pendiente con retraso: Lapso después de la fecha límite. Ya has pasado la fecha límite y no has cumplido o estás realizando la actividad con retraso.
Cumplido: Cuando cumples totalmente la actividad antes de o en la fecha límite.
Cumplido con retraso: Cumplido después de la fecha de terminación.
Excel es una sencilla herramienta que mediante fórmulas te permite automatizar la medición del tiempo y las alertas del cumplimiento de cada actividad.
En cada actividad vas dejando nota de lo que va sucediendo. Esto te permite darte cuenta si clasificaste mal o tienes exceso de actividades de uno u otro cuadrante, que te están impidiendo cumplir con los plazos establecidos.
- Realizas los correctivos o mejoras necesarios de acuerdo con los resultados obtenidos. Suele suceder que has clasificado mal una actividad y cuando empiezas a medir, te enteras que realmente no era tan urgente.
Te lo resumo en una infografía:
¿Cual es el beneficio?
Te puedo decir que no es uno sino varios.
- Optimizas tu tiempo tan valioso.
- Obtienes espacios para realizar las actividades que están enfocadas al logro de tus metas.
- Eres consciente de cada actividad que realizas, cuidando que aporte a tu crecimiento bien sea laboral o personal, o los dos.
- Te crea el hábito del orden.
- Puedes realizar mejoras que te acerquen a tus objetivos y metas.
Con esta herramienta ha puedes completar tu estrategia de vida personal. Lo mejor es que te sirve para aplicarlo en tu trabajo, en tu emprendimiento, en lo que necesites.
Si te interesa profundizar y hacer tu propia interpretación de la matriz como yo lo hice, te recomiendo leer el libro Los 7 hábitos de las personas altamente efectivas y Primero lo primero de Stephen Covey. ¡Es excelente!.
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¡Feliz éxito diario!
Que practico! voy a etiquetar las tareas y notas en el celular con el nombre de los cuadrantes.
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Hola Gra, que bueno que te sea de gran ayuda esta herramienta. Entre las aplicaciones prácticas para hacerlo, me encanta Evernote porque es muy amigable para el usuario y fácil de usar. Ahí te dejo el dato. Si ya la usas, magnífico.
Cualquier duda que tengas, con gusto te respondo.
Te espero más seguido por aquí.
Saludos.
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