Estas en la oficina y tu jefe te pide un informe ejecutivo de la gestión de todas las área del departamento. Cada área te ha entregado un «mamotreto» de 10 a 20 hojas contando lo que han hecho durante el mes. Lees, analizas y casi estas segura que todo es importante.
Tu jefe no dispone de mucho tiempo. Casi me atrevo a decir que hace lo mismo que un usuario de internet: escanea la información. Por tanto, no va a leer un informe de treinta hojas para tomar decisiones.
¿Qué hago? Te preguntas.
Es un mar de información debes escoger lo más clave para entregarlo a tu jefe. Se supone que tienes la capacidad para hacerlo. No por nada te han encargado la tarea.
¿Por donde empiezo? Vuelves a preguntar.
Ya lo verás…
¿Como hacer informes claves?
Te doy una idea. En el libro «Administración en una página» los autores hacen énfasis en que una organización por grande que sea sólo necesita tres informes claves de una página cada uno:
1. Informe con topic clave de la gestión.
2. Las buenas y malas noticias de la gestión.
3. Las buenas y malas noticias de la gestión de la gente del área.
Una empresa que realiza su planeación estrategica para determinado horizonte de tiempo tiene unos indicadores claves para saber si está logrando los objetivos trazados. En tu caso este puede ser tu norte para orientarte a generar un informe de una página.
Supongamos que la estrategia de la empresa está enfocada al crecimiento de las utilidades y uno de sus objetivos es internacionalizar las compras para ganar economía de escala, mejorar la calidad de la materia prima adquirida y generar ahorros que sirvan para invertir en el desarrollo de nuevos productos. El jefe de compras quiere un informe ejecutivo ¿que informes claves crees que él necesite para la toma de decisiones de él?
Para este caso en particular, un punto clave es el porcentaje de negocios obtenidos en el exterior (preferiblemente fabricantes) y los ahorros generados. ¿Caben en una página? ¡Perfectamente!
La lógica de un informe ejecutivo es que contenga lo más relevante para la toma de decisiones estratégicas y operativas. Un jefe no necesita una carta, necesita ver cifras, resultados, indicadores que le muestren de una mirada lo que le sirva para enfocar sus esfuerzos.
Un gerente, un jefe de sección o cualquier otra persona con responsabilidad de decisión no necesita el detalle de todo para actuar. Algunas veces se presentan casos donde cierto nivel de detalle es imprescindible pero son pocas las veces.
Para hacerte la vida más fácil, lo mejor que puedes hacer es tener claridad frente a los retos que tiene el área para la cual trabajas y el impacto que tiene cualquier decisión para lograrlos. A partir de allí tienes abonado el camino para elaborar un informe de una pagina con información relevante.
Al principio es complicado hacerte a la idea que no necesitas presentar nada más. A medida que interiorizas el concepto de relevancia, vas adquiriendo la habilidad para determinar cuando un tema va o no en el informe ejecutivo para toma de decisiones.
El libro Administración en una página va más allá. Recomiendo que lo leas. Aprenderás mucho más. Por lo pronto, con esto ya tienes una herramienta para tu desempeño profesional.
¿Y si soy emprendedora? Con mayor razón no puedes irte por las ramas. Necesitas información clave. Al grano. El tiempo es oro. De nada sirven informes hermosos con narrativa digna de un libro si se pierde en ese mar de letras y gráficos lo que verdaramente necesitas para avanzar en tu negocio.
Así que atrevete a hacer informes de una página y verás incrementada tu efectividad.
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