Cuando entorpeces tu productividad sin darte cuenta y cómo evitarlo.

Hace una semana me reencontré con dos amigas que estudiaron conmigo en la universidad. Hacia mucho tiempo que deseábamos compartir face-to-face. El problema radicaba en una de ellas que parecía que nunca tenía tiempo para separar una hora de su agenda. Como cosas de la vida, logramos ponernos de acuerdo a través de Whatsapp para vernos en un centro comercial, tomarnos un café y “adelantar cuaderno”.

Haciendo gala de la democracia, decidimos que empezara a hablar nuestra amiga más ocupada, la de la agenda eterna.

—Amigas, me alegra mucho verlas. Yo se que la postergación de esta cita, ha sido más por causa mía. De hecho quiero pedirles ayuda-.

Nosotras nos quedamos pensando: ¿Ayuda?

—Hace varios meses que nos graduamos y sigo tan escasa de tiempo como cuando aún estaba en la universidad. He descargado algunas aplicaciones que recomiendas en el blog para gestionar mi tiempo, pero aún así sigo en las mismas. Paso los fines de semana trabajando en casa porque no puedo decirle a mis clientes que no me alcanzó el tiempo para hacerlo.

Nosotras la escuchamos detenidamente .

—Amigas, ya no se que hacer. Es tan irónico. No tengo esposo, ni hijos, soy una mujer soltera sin compromiso y aún así sigo copada. ¿Me podrían recomendar algo?

Le recomendé aplicar la plantilla que diseñé en excel  basada en lo importante -urgente de Stephen Hawing e incluso le ofrecí adaptarla a sus necesidades particulares. De esta manera podía monitorear sus actividades y descubrir que le estaba robando el tiempo sin darse cuenta.

En los ires y venires de las palabras notamos (mi otra amiga y yo) que el gran problema de la falta de tiempo era ella misma.

• Prefería ir personalmente al banco a hacer transacciones que hacerlas vía online (no son pocas).
• No delegaba por temor a que sus ayudantes hicieran las cosas mal.
• No optimizaba el tiempo de visita a sus clientes.
• Las rutas de visita no son las más optimas posibles.

A todas luces,  tenía a su disposición todas las herramientas para evitar los ladrones de tiempo pero no los estaba usando.

¿Cómo mejorar la productividad personal cuando tu misma la entorpeces?

Vivimos en una época en la cual tenemos cantidad de herramientas para elegir y liberar tiempo. Estas van desde aplicaciones tecnológicas hasta personas que pueden hacer las cosas por nosotros. Entonces,  ¿por qué nos agobiamos?

1. Aprovecha al máximo la tecnología

Mi amiga tenía un problema grande, dedicaba cantidad de horas que necesitaba haciendo tareas rutinarias que fácilmente podía automatizar por Internet.

El riesgo siempre estará presente. Negarte a usar las herramientas tecnológicas creadas para facilitarte la vida y seguir al estilo tradicional por temor, te perjudica.

Si lees el libro “Semana laboral de cuatro horas” de Timothy Ferriss, te darás cuenta que la falta de tiempo es una excusa. Allí encuentras casos reales de aprovechamiento de la tecnología.

2. Aprende a delegar

Este es un tema álgido para muchas personas que todo lo quieren controlar. Aprender a confiar en el otro para realizar tareas rutinarias que demandan el tiempo que tu necesitas para otros temas importantes, impacta positivamente tu productividad. Esto no quiere decir que entregas y te olvidas el tema. Por el contrario, debes monitorear los avances para que las cosas se realicen en el tiempo que lo necesitas en las condiciones solicitadas hasta que esa persona pueda tomar decisiones por ti.

La ventajas de delegar son;

• Te libera de ocupaciones y obtienes mas tiempo para dedicar a actividades que consideras más importantes.
• Favorece la iniciativa y las habilidades de la persona a la cual delegas .
• Favorece la comunicación y aprendes a escuchar de manera activa.
• Te liberas del estres por acumulación de trabajo.
• Puedes liberar tiempo para ti

No te ha pasó alguna vez en tu vida, que te encargaran una tarea o responsabilidad para luego ver con sorpresa como esa persona terminaba “corrigiendo totalmente lo que habías hecho? Estoy segura que te dijiste muy adentro: ¡Para esa gracia, ni me hubiese dicho nada y había invertido mi tiempo en otra cosa!

Si vas a delegar, hazlo de verás. Lo importante es que estés al tanto del avance. Con el tiempo, esa persona habrá fortalecido sus habilidades y ser convertirá en tu mano derecha.

3. Optimiza la tareas que no puedes delegar.

Si tienes que visitar a varios clientes como en el caso de mi amiga, optimiza tu ruta para que visites tus clientes en el mismo trayecto. Optimiza el tiempo que dedicas a cada uno para que no derive en situaciones que no aportan a valor a ninguna de las partes y te retrasen.

4. Monitoriza tus actividades diarias

Esto te permite tener un mapa claro de tus movimientos diarios y la cantidad de tiempo que utilizas. De esta manera puedes realizar los correctivos necesarios para aumentar tu eficiencia

5. Ten presente que solo vives una sola vez

Cuando te grabas a fuego esta frase, evitarás desviarte del camino trazado. Tu necesitas tiempo para ti, para compartir con tu familia, para observar las estrellas, para tener un domingo de locha comiendo palomitas de maíz y viendo tele.

La vida es mucho más que trabajar, trabajar y trabajar.

Organiza tu vida para que al visitarte la dama de la muerte, puedas decirte a ti misma: He aprendido, he vivido, me he equivocado, he fracasado, he triunfado, en todo caso, no me perdí de nada.

¡Feliz éxito diario!

 Y tu, ¿entorpeces o potencias tu productividad?

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